グループウェアの導入・設定・運用サポートならお任せ

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弊社が創業した10年前から、グループウェアというものがどんどん社会的地位を確立してきたことはご存知の通りだとおもいますが、本当に活用できているのかという点とグループウェアを導入すれば効率が上がるのに、導入できていない所が非常に多いなぁと感じております。

それには、導入に当って
 ■使い方を具体的にイメージ出来ない
 ■どこのグループウェアにしたら良いか
 ■自社サーバーかホスティング(レンタルサーバー)か
 ■導入設定や各種設定変更が解らない
といった点において障害になっているようです。

一つ一つの要素について、当社の見解を簡単にご説明いたします。

●使い方を具体的にイメージ出来ない

グループウェアというものは簡単に言えばスケジュール管理を主にしたデーターベースの塊です。何をするにも日時というものは関わってきます。だから皆さんスケジュール帳で管理をする(していた)のですね。スケジュール帳が拡張してシステム手帳になり、取引先などの住所・連絡先から、取引先との商談メモまであらゆるものをシステム手帳に依存してきたのが今までの主流でした。

 グループウェアというのは、それらの機能を網羅した上で他者(会社という法人の予定、上司・同僚・部下などの社員の予定、部署の予定、あるいは取引先の予定までも)を全て同じところに整理し、権限を与えることによって全員の予定を共有することが出来るようになります。これが広がると、打ち合わせや会議の日時調整や自分以外の人の予定確認、仕事の進捗など、今まで電話連絡などをして確認しなければいけなかった事がリアルタイムに判るようになります。あえてリアルタイムと書きましたが、本人が情報更新すれば瞬時に反映される訳ですから社内に置いてある行き先表などのホワイトボードなどに比べると情報の正確性は比にならないのがお解かり頂ける事と思います。

 最大のメリットとしては上記に書いた「他者とのリアルタイムスケジュール共有」ですが、これはお店などのシフト管理などでも役に立ちます。10人以下の勤怠管理なら、まずは http://groupware.feedpath.co.jp/calendar/index.html などで無償でおこなってみましょう。これは社内設備/施設の予定を登録することも可能になっているのですが、お店のテーブルNoなどを登録しておけば、予約管理などにも使えてしまいますね。

 個人客を沢山抱えている企業は、その方の購買履歴や対応記録などどのように管理するでしょうか?エクセルファイル? アクセスのデーターベース? 今まではそれらの方法が主流だったと思います。しかし、対応した日付や担当者で把握したり検索したりすることは、グループウェアでも十分出来るんですね。社員には日報代わりに当日の作業記録を入力してもらったり、お客様ごとに対応履歴などを入れておけば、全て検索で一覧表示できます。

 社員が使い方に慣れれば、電話が掛かって来ても即入力などできますから、担当者以外の誰が対応したかなども全て記録に残すことができるようになります。

 インターネットを通して外出先からでもアクセスできるようにしておけば、携帯やiphoneなどから簡単に閲覧・変更できますので、本当にスケジュール帳いらずですね。


●どこのグループウェアにしたら良いか

 小規模でまず使ってみるならフリーのものでも問題ないでしょう。が、いずれ変更するならデーターの蓄積なども踏まえて選定しなければいけないと思います。

 他社や他団体との連携などを行うのであれば、7daysというグループウェアが有効です。立場切替機能というのが唯一付いているのが特徴で、商工会議所・経済同友会・JC(青年会議所)など、いろいろな団体に所属していると、自分自身としてはそれらのスケジュールが同一画面で見れるのが良いのですが、各団体別にグループウェアを持っていた場合、違う予定表が出来てしまいます。それらを「公開できるスケジュール」は公開しつつ「公開できないスケジュール」は公開しない。また、「こことここだけ公開してここには公開しない」という事が確実に出来るのが非常に便利です。しかも、1団体の1ユーザーにつき1000円という価格なので、取引先と同時に導入してお互いが月2000円ずつの負担でどんどん他社と連携することが出来ます。

 税理士さんや顧問弁護士さんなどとのやり取りやスケジュールの把握などに使うと大変便利になりますね。

 サイボウズやGoogleカレンダーなども使い方によって有効だと思います。先ずは自社の実務を把握して、それに沿ったツールを使うことが最大の効果を引き出すことになりますので、弊社にご相談頂ければ御社に合うものを提案させて頂くことが出来ますので確実です。


●自社サーバーかホスティング(レンタルサーバー)か

 定番のサイボウズは各種機能が豊富なのと、直感で使いやすいインターフェイスを持っているので、多くの中小企業で導入されています。が、中小企業というところがミソで、社員が少ない企業やお店が使い出すには、まだまだ敷居が高くなっているのも確かです。サーバーを自社で確保するかレンタルにするか、ソフト(サイボウズ本体)も購入なのか、サーバーとセットでレンタルするのかなど、ある程度導入経験が無いと余計にコストが掛かってしまいます。

 

●導入設定や各種設定変更が解らない

 機能の名称やマニュアルなどを見ても、本当に業務に即した使い方が出来るわけではありません。いくら導入の敷居が下がったとはいえ、有効に使うには経験も大切になってくると思います。あなたが大企業を経営しているのなら、IT担当社員を雇い経験させることによってどんどん良くすることは可能でしょう。が、WEBデザイナーに兼任させる事で効果が上がると考えるのは早計です。特にグループウェアの運用については、御社の実務に沿った形にしなければいけないため、会社組織としての経験も重要になってくるでしょう。これらを短期間に安価なコストで解決するには、やはり弊社のように経験のあるものに委託するのが適していると思います。

 興味をもたれた方は先ずは弊社にお問い合わせフォームにてお問い合わせ下さい。

 

 

 

 

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このページは、tokuが2010年4月15日 01:58に書いたものです。

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